9. Consultas de Referencias Cruzadas

9.1 Introducción

Para facilitar la lectura y la comprensión de los datos de resumen en Access, es recomendable utilizar una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo de consulta de selección. Cuando ejecuta una consulta de tabla de referencias cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos con una estructura diferente a la de otros tipos de hojas de datos.

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, un promedio u otra función agregada y, a continuación, agrupa los resultados por dos conjuntos de valores: un conjunto en el lado de la hoja de datos y el otro a lo largo de la parte superior.

Por ejemplo, supongamos que somos el Gerente de una Casa de Venta de Electrodomésticos y queremos obtener la cantidad de ventas mensuales que se realizan por cada categoría de producto para ir controlando el stock disponible.

Estos datos los tenemos cargados en una Tabla de la siguiente manera:

La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas le resultará más fácil de leer que una consulta de selección sencilla que muestre los mismos datos, como se muestra en la siguiente ilustración:

Para obtener este último resultado tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de las cantidades vendidas agrupando por categoría de producto y mes de venta. Este tipo de consultas se denomina Consulta de Referencias Cruzadas.

A simple vista, podemos observar que la primera columna de agrupación(Producto) sigue definiendo las filas que aparecen en la Tabla original, mientras que la otra columna de agrupación (Mes) se utiliza para definir las otras columnas que componen nuestra consulta, definiendo cada valor de la columna Mes como una columna en el resultado, y la intersección entre un valor de Producto y un valor de Mes contiene la función de agregado (Suma de Cantidad).

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente.

9.2 Utilización del Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas

A continuación detallaremos paso a paso como utilizar el Asistente para Consultas de Referencia Cruzadas:

En la cinta de opciones, haga clic en Crear y, a continuación, en el grupo Consultas, haga clic en Asistente para consultas.

Se abrirá un cuadro de diálogo llamado Nueva consulta, hacemos doble clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas y presionamos Aceptar.

Aparecerá la pantalla inicial del Asistente para Consultas de Referencias Cruzadas

Esta ventana nos solicita especificar el origen de datos de la consulta. Pueden ser tablas, consultas o una combinación de ambas.

Seleccionamos el nombre del origen elegido y pulsamos el botón Siguiente para pasar a la ventana siguiente.

Aquí debemos seleccionar el campo de nuestra Tabla Origen que queremos utilizar como Primera columna de agrupación, como hemos mencionado anteriormente utilizaremos el campo Producto para ello.

Primero seleccionamos en el cuadro de Campos Disponibles el campo Producto y luego hacemos clic en el botón «>»  para que quede seleccionado.

A continuación, pulsamos el botón Siguiente y aparece esta ventana:

Aquí el asistente nos pide introducir el encabezado de columnas. Como hemos mencionado anteriormente utilizaremos el campo Mes para ello.

Aquí sólo podemos elegir un campo y por cada valor distinto existente en el origen, generará una columna con el valor como encabezado de columna.

Luego hacemos clic en Siguiente y accedemos a la siguiente ventana:

En esta ventana nos pide que indiquemos qué valor se debe calcular en la intersección de columna y fila.

Elegiremos el campo Cantidad y seleccionaremos la operación Suma en la lista de Funciones disponibles.

Después de pulsar el botón Siguiente llegamos a la última ventana del asistente donde podremos colocar el nombre de la consulta, este nombre también será su título.

Antes de pulsar el botón Finalizar podemos elegir entre 2 opciones:

• Ver la consulta: Nos permitirá ver el resultado del proceso.
• Modificar el diseño:  Nos permitirá cambiar la función utilizada en el paso anterior.